บทความนี้จะเป็นการแนะนำวิธีการรวมรหัสลูกค้า ในกรณีที่บริษัทอาจจะมีการตั้งรหัสลูกค้าซ้ำซ้อนกัน เช่น ลูกค้า 1 ราย แต่อาจจะมีการตั้งรหัสไว้มากกว่า 1 รหัส และมีการนำรหัสทั้งหมดไปเดินรายการแล้ว พอตรวจสอบเจอความซ้ำซ้อนดังกล่าว ก็อยากจะยุบรหัสทั้งหมดให้เหลือแค่รหัสเดียว และเอารายการที่เคยทำไว้ของทุกรหัสมารวมกันด้วย ทางเรามีวิธีการรวมรหัสมาแนะนำให้ โดยที่ผู้ใช้งานไม่ต้องลบข้อมูลทิ้ง หรือ คีย์ข้อมูลเดิมเข้าไปให้ ตัวอย่าง มีลูกค้าชื่อว่า บริษัท สบายใจ จำกัด ทางบริษัทได้ทำการตั้งรหัสลูกค้าไว้ 2 รหัส คือ สบายใจ และ ส001 พอตรวจสอบเจอข้อผิดพลาดจึงต้องการยุบให้เหลือแค่รหัสเดียว คือ สบายใจ มาดูวิธีการกันนะคับ
ขั้นตอนแรก ไปที่เมนูขาย => ข้อ 6 รายละเอียดลูกค้า ให้ค้นหารหัสลูกค้าที่ต้องการจะเก็บไว้ คือ สบายใจ ให้จดรหัสและยอดต้นปี (ด้านล่าง) เก็บไว้ก่อน จากนั้นทำการลบรหัสนี้ทิ้ง
ขั้นตอนที่สอง ให้ค้นหารหัส ที่ต้องการจะยุบคือ ส001 แล้วให้คลิกที่คำสั่งเปลี่ยนรหัส (คำสั่งสุดท้ายของ Tool bar) จะปรากฎหน้าจอให้ใส่รหัสที่ต้องการเปลี่ยน ก็ให้ป้อนรหัส สบายใจ เข้าไป จากนั้นคลิกตกลง
โปรแกรมจะทำการเปลี่ยนรหัสลูกค้าจาก ส001 ในหน้าเอกสารต่าง ๆ ที่อ้างถึงรหัสดังกล่าวให้เป็น สบายใจ ทั้งหมด จากนั้นให้ทำการคำนวณยอดลูกหนี้ใหม่ที่เมนูขาย => ข้อ B คำนวณยอดลูกหนี้ให้ เมื่อคำนวณเสร็จแล้วก็ให้ไปทำการตรวจสอบยอดต้นปีที่หน้ารายละเอียดลูกค้าอีก ครั้งว่าถูกต้องหรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้องก็ให้แก้ไขยอดแล้วกลับไปคำนวณยอดลูกหนี้อีกครั้งหนึ่ง เท่านี้รหัสลูกหนี้ของเราก็จะเหลือแค่ สบายใจ ตามที่เราต้องการแล้วครับ
ปล. สำหรับระบบแลนเครื่องอื่น ๆ ที่ใช้งานในบริษัททีต้องการจะรวมรหัสลูกค้า ต้องออกจากโปรแกรมก่อนนะครับ
และสามารถนำวีธีการเดียวกันนี้ไปใช้กับการรวมรหัสของฐานข้อมูลตัวอื่น ๆ ได้ด้วย เช่น เจ้าหนี้ สินค้า
** ข้อควรระวัง : ในการรวมรหัสนี้ขอให้ตรวจสอบในเรื่องของยอดยกมาและจดบันทึกไว้ก่อนที่จะทำการรวมรหัส และเพื่อความปลอดภัยแนะนำให้สำรองข้อมูลเก็บไว้ก่อนที่จะทำการรวมรหัส ครับ |
