ในบทความนี้ จะขอยกตัวอย่างการบันทึกบัญชีของโปรแกรม Express จากหน้าจอขายเงินเชื่อนะคะ (หากเข้าใจแล้ว ในหน้าจออื่นๆ ก็จะมีหลักการทำงานเช่นเดียวกันค่ะ)

 

การบันทึกบัญชี ถ้าเป็นแบบ Periodic

การบันทึกบัญชี ถ้าเป็นแบบ Perpetual

เคยสงสัยไหมคะว่าที่เดบิต, เครดิต ดังกล่าวโปรแกรมไปหยิบเลขที่บัญชีจากที่ไหนมาบันทึกรายการให้ เรามาดูคำเฉลยกันค่ะ

ด้านเดบิต   "ลูกหนี้" ไม่ว่าจะเป็นวิธี Periodic หรือ Perpetual จะมองในหน้าจอรายละเอียดลูกค้า

ด้านเครดิต   "รายได้จากการขาย" (ทั้ง Periodic และ Perpetual)  ถ้าเป็นการขายสินค้า(หมายถึงบันทึกขายโดยใช้รหัสสินค้าที่มาจากเมนูสินค้า ข้อที่ 2.รายละเอียดสินค้า) อันดับแรกโปรแกรมจะมองที่กลุ่มบัญชีสินค้าของสินค้ารหัสนั้น ๆ ตามตัวอย่างในรูปเป็นกลุ่มบัญชี "ST01"

เราลองตามไปดูที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.3.2 กลุ่มบัญชีสินค้า แล้วเลือกกลุ่มบัญชีสินค้า "ST01" ขึ้นมา แล้วดูในบรรทัด บ/ช ขายสินค้า ซึ่งถ้าในบรรทัดนี้มีเลขที่บัญชีอยู่ก็จะใช้เลขที่บัญชีตัวนี้ในการบันทึกบัญชีรายได้(ฝั่งเครดิต)

แต่ถ้าหากในบรรทัดดังกล่าว ไม่ได้ใส่เลขที่บัญชีใด ๆ เอาไว้ โปรแกรมจะไปมองที่เมนูกำหนดเลขที่เอกสาร (เริ่มระบบ 4 แล้วดับเบิลคลิกที่เอกสารหมวด "IV" ขายเงินเชื่อ) ในบรรทัด Cr. ขายสินค้า

และถ้าหากเมนูเริ่มระบบข้อ 4 นี้ไม่ได้ใส่ไว้อีก ลำดับถัดไป(สุดท้าย) ก็จะไปมองจากเมนูกำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน( เริ่มระบบ ข้อ 5.2) ในบรรทัดขายเงินเชื่อ

ส่วนบัญชี "ภาษีขาย" หลักการบันทึกบัญชีของโปรแกรม อันดับแรกจะมองที่เมนูกำหนดเลขที่เอกสาร (เริ่มระบบ 4 แล้วดับเบิลคลิกที่เอกสารหมวด "IV" ขายเงินเชื่อ) บรรทัด ภาษีขาย

ถ้าไม่ได้ระบุเอาไว้ ก็จะไปมองที่กำหนดเลขที่บัญชีเพื่อลงรายวัน (เริ่มระบบ 5.2) บรรทัดภาษีขาย

การบันทึกบัญชี รับรู้ต้นทุนขาย (เฉพาะแบบ perpetual)

ถ้าเป็นการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual โปรแกรมจะมีการบันทึกรายการเกี่ยวกับการรับรู้ต้นทุนสินค้าที่ขายด้วย โดย เดบิต:ต้นทุนขาย และ เครดิต:สินค้า

ทั้ง 2 บัญชีนี้โปรแกรมจะมองจากกลุ่มบัญชีสินค้า(เริ่มระบบ 1.3.2) ที่สินค้าดังกล่าวอ้างอิงถึงเท่านั้นค่ะ ตามตัวอย่างก็จะเป็นกลุ่ม "ST01" ซึ่งถ้าไม่ได้ใส่เลขที่บัญชีใด ๆ ไว้ โปรแกรมจะฟ้อง Error ขึ้นมาว่า "กำหนดเลขที่บัญชีเพื่อลงรายวันไม่ถูกต้อง ‘      ‘" ในตอนที่เราทำรายการขายเงินเชื่อค่ะ