การฝากขาย คือ การที่เจ้าของสินค้า ซึ่งเรียกว่า ผู้ฝากขาย (Consignor) ส่งสินค้าไปให้บุคคลอีกฝ่ายหนึ่ง ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวแทนของเจ้าของสินค้าทำการจำหน่ายสินค้านั้นให้ ซึ่งเรียกว่า ผู้รับฝากขาย (Consignee) และผู้รับฝากขายจะได้รับผลตอบแทนเป็นค่านายหน้า ซึ่งจะคำนวณเป็นอัตราร้อยละจากยอดขาย

การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น

วิธีการบัญชีทางด้านผู้ฝากขาย        

ขั้นตอนที่ 1  ขั้นตอนการกำหนดเลขที่บัญชี  ให้กำหนดเลขที่บัญชีที่เกี่ยวข้องกับการฝากขายไว้ในผังบัญชีที่ เมนูบัญชี ข้อ 2. ผังบัญชี

ขั้นตอนที่ 2 ตั้งรหัสคลังสินค้า ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2. กำหนดตารางข้อมูล / ข้อ 21 คลังสินค้า โดยแยกตามผู้รับฝากขาย เช่น ห้างโรบินสัน เป็น คลัง RBBP

ขั้นตอนที่ 3 ตั้งรหัสลูกค้าที่ เมนูขาย ข้อ 6. รายละเอียดลูกค้า โดยตั้งตามลูกค้าที่รับฝากขาย เช่น ห้างโรบินสัน

ขั้นตอนที่ 4 กำหนดรหัสสินค้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 2. รายละเอียดสินค้า

ขั้นตอนที่ 5 กำหนดรหัสค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการฝากขาย เช่น ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่าง ๆ เมนูซื้อ ข้อ 7. รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ

ขั้นตอนที่ 6 กำหนดวิธีการรับชำระหนี้ เช่นค่านายหน้า ค่าขนส่ง  และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่าง ๆ ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ1. กำหนดค่าเริ่มต้นต่าง ๆ ข้อ 4. ระบบขายและลูกหนี้ ข้อ 2.วิธีรับชำระหนี้

ขั้นตอนในการทำงาน

1. การโอนสินค้า ให้ทำการโอนย้ายระหว่างคลังเพื่อเป็นการย้ายสินค้าจากคลังหลัก ไปยังคลังรับฝากขายที่ เมนูสินค้า ข้อ 1. รายการประจำวันสินค้า / ข้อ 2. โอนย้ายระหว่างคลัง เพื่อทำการโอนย้ายสินค้าไปยังคลังปลายทาง หรือ คลังของผู้รับฝากขายที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้แล้ว

โปรแกรมไม่มีการบันทึกบัญชี

  2. ในการทำรายการฝากขาย ให้เปิดบิลขายเพื่อเป็นการส่งสินค้าไปให้ผู้รับฝากขายที่ เมนูขาย ข้อ 4. ขายเงินเชื่อโดยใช้รหัสสินค้าที่กำหนดไว้แล้วในเมนูรายละเอียดสินค้าและให้ระบุคลังในใบกำกับเป็น คลังรับฝากขาย RBBP

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Periodic

*** ต้นทุนขายจะไม่มีการบันทึกบัญชี ***        

  3.  กรณีมีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการฝากขายเกิดขึ้น ซึ่งได้ตกลงให้ ผู้ฝากขายเป็นผู้ออกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่าง ๆ ให้ไปบันทึกที่ เมนูซื้อ ข้อ 5. บันทึกค่าใช้จ่าย ตามรหัสที่ตั้งไว้ในรายละเอียดค่าใช้จ่าย

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน

4. กรณีสินค้าที่ฝากขาย ขายไม่หมด และทางผู้รับฝากขายได้ส่งสินค้ากลับคืน ให้ทำเอกสารรับคืนสินค้าที่ เมนูการเงิน ข้อ 1. รับเงิน / ข้อ 4. ใบลดหนี้/รับคืนสินค้า และระบุคลังที่รับคืนสินค้าเป็น คลัง HO (คลังสินค้าของผู้ฝากขายเอง)

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Periodic

5.  เมื่อทางผู้ฝากขายได้รับรายงานการรับฝากขาย เกี่ยวกับการขายสินค้าที่ขายว่ามีจำนวนเท่าใด และมีค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ผู้รับฝากขายออกแทน และ คิดค่านายหน้าเท่าใด หรือเหลือเงินที่ได้รับ [11,235 -7,490 -650 -700 = 2,395.-] ทางด้านผู้ฝากขายต้องทำการบันทึกการรับชำระหนี้จากผู้รับฝากขายตามบิลที่ได้เปิดไว้ที่ เมนูการเงิน ข้อ 1. รับเงิน / ข้อ 5. รับชำระหนี้ เพื่อทำการตัดยอดลูกหนี้

โปรแกรมจะบันทึกบัญช ีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน

วิธีการบันทึกบัญชีทางด้านผู้รับฝากขาย

ขั้นตอนการรับสินค้าเข้าสต็อก

ให้บันทึกการรับสินค้าจากผู้ฝากขายที่ เมนูซื้อ ข้อ 4. ซื้อเงินเชื่อ โดยระบุรหัสผู้จำหน่ายและรหัสสินค้าที่ตั้งไว้แล้ว ซึ่งคลังที่จะทำการซื้อเข้ามาจะเป็น คลัง CSBJ ในขั้นตอนนี้โปรแกรมจะบันทำบัญชีให้ ดังนี้

กรณีบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

กรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic

ขั้นตอนการขายสินค้า

ให้บันทึกการขายสินค้าที่รับฝากขายที่ เมนูขาย ข้อ 2. ขายเงินสด โดยให้เลือกคลังสินค้าให้ตรงกับรหัสผู้จำหน่ายที่เลือกไว้ข้างต้น และเลือกรหัสสินค้าตัวที่ต้องการขาย โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้ ดังนี้

กรณีบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

กรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic

ส่งรายงานการฝากขาย

พอสิ้นกำหนดระยะเวลาที่ทำการตกลงกับผู้ฝากขาย ให้พิมพ์รายงานการขายตามช่วงวันที่ส่งให้ผู้ฝากขาย ทางผู้ฝากขายเมื่อได้รับรายงานก็จะทำใบลดหนี้/รับคืนสินค้าตามยอดที่ได้รับคืน และทำใบเสร็จมา

เก็บเงินสำหรับยอดขายที่ขายได้ (และถ้าจะส่งสินค้ามาฝากขายเพิ่ม ก็จะออกใบขายเงินเชื่อในส่วนนี้มาให้อีกฉบับ)

ขั้นตอนการจ่ายชำระหนี้

ให้บันทึกการจ่ายชำระหนี้ที่ เมนูการเงิน ข้อ 2. จ่ายเงิน / ข้อ 4. จ่ายชำระหนี้ เพื่อเป็นการตัดยอดเจ้าหนี้โดยจะทำการจ่ายด้วย เงินสด หรือ เช็คก็ได้ ในขั้นตอนนี้โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้ ดังนี้

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน